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Il check-in automatico, o self check-in, in una struttura turistica di tipo B&B è una soluzione tecnologica che sta rivoluzionando il settore dell’ospitalità, offrendo ai turisti che la visitano la libertà di accedere in modo autonomo, semplice e veloce ed allo stesso tempo permette ai gestori di ottimizzare i processi di accoglienza.
Con l’evoluzione digitale, il concetto di ricezione turistica sta cambiando. I B&B, gli hotel boutique e altre strutture ricettive di questo tipo in Italia, si stanno adattando a questa nuova realtà, dove il check-in automatico express diventa un servizio fondamentale ed apprezzato per la sua efficienza e praticità. In un mondo in cui prevale sempre di più l’autonomia e la personalizzazione dell’esperienza di soggiorno, il check-in automatico risponde perfettamente a queste esigenze.
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Cos’è il check-in automatico e come funziona
Questa tecnologia consente agli ospiti di effettuare il check-in in modo indipendente, senza la necessità di interagire con il personale della reception, migliorando in questo modo l’efficienza e riducendo i tempi di attesa. È possibile effettuarlo utilizzando codici digitali, serrature intelligenti o terminali automatizzati, anche con il numero della prenotazione e una carta di credito con PIN.
Il processo inizia quando l’ospite riceve, tramite e-mail o app, un codice o un link che gli consentirà di accedere alla struttura e alla sua camera senza bisogno di passare dalla reception.
Questo sistema di receptionist automatica è ideale per chi arriva in orari in cui la reception potrebbe essere chiusa, oppure è particolarmente utile per i B&B, o gli hotel, senza reception. È la soluzione perfetta anche per coloro che preferiscono una maggiore privacy e per le strutture ricettive che desiderano offrire un extra di flessibilità e comodità ai propri clienti.
Piattaforme come Vikey, o Welcomeasy, specializzate nel self check-in automatico per Airbnb e Booking.com, rendono ancora più semplice questa procedura, integrando la consegna delle chiavi in maniera virtuale e sicura.
I benefici del check-in automatico in un B&B
Il check-in automatico nei B&B non è solo una questione di comodità, ma rappresenta una vera e propria rivoluzione nel modo di accogliere gli ospiti. Questo sistema offre una serie di vantaggi che migliorano l’esperienza sia degli ospiti che dei gestori. La possibilità di effettuare un check-in notturno, in modo semplice e veloce senza intoppi, ad esempio, elimina la preoccupazione di arrivare in ritardo, garantendo un accesso sicuro e flessibile a qualsiasi ora del giorno o della notte.
Per i gestori, il check-in ed il check-out automatico significa ridurre significativamente i tempi di attesa alla reception, e quindi i costi operativi della propria attività, ottimizzando il flusso degli arrivi e partenze e permettendo al personale di concentrarsi su altre attività di servizio. Inoltre, la sicurezza viene potenziata grazie a sistemi che monitorano gli accessi in tempo reale e riducono il rischio di smarrimento delle chiavi. La tecnologia del self check-in si integra perfettamente con la gestione moderna dei B&B, rendendo tutto il processo più fluido e meno soggetto a errori umani.
Integrazione con Airbnb e Booking.com
L’integrazione del check-in automatico per B&B con le maggiori piattaforme di prenotazione online come Airbnb e Booking è un passo fondamentale per rimanere competitivi ed aggiornati nel mercato dell’ospitalità. Offrire l’opzione di self check-in e check-out, non solo semplifica la vita ai tuoi ospiti, che possono organizzare il loro arrivo in totale autonomia, ma rende anche la tua struttura più attraente agli occhi dei potenziali clienti che cercano soluzioni pratiche e innovative per il loro soggiorno.
Se decidi di utilizzare questa tecnologia, è importante sfruttarla al massimo a beneficio della tua visibilità essendo che queste piattaforme hanno anche introdotto opzioni per segnalare la disponibilità del self check-in, aumentando così l’attrattiva degli annunci.
Attraverso l’uso di app digitali e sistemi automatizzati, è possibile gestire da remoto le prenotazioni e l’accoglienza degli ospiti da remoto, offrendo un servizio impeccabile senza la necessità di essere fisicamente presenti. Questa modalità di check-in è particolarmente apprezzata da chi viaggia per lavoro o da chi preferisce una maggiore indipendenza. Inoltre, piattaforme come Vikey e AvaiBook facilitano l’integrazione con Airbnb e Booking.com, consentendo agli host di gestire più appartamenti o camere con facilità, trasformando il check-in in un’esperienza positiva e senza intoppi.
Tecnologie impiegate nel check-in automatico
Il check-in automatico nei B&B si avvale di tecnologie avanzate per garantire un’esperienza utente fluida e sicura. Al cuore di questo sistema ci sono le serrature elettroniche, che possono essere aperte tramite codici, app o anche impronte digitali. Queste serrature intelligenti sono collegate a sistemi di controllo accessi che monitorano gli ingressi e le uscite, offrendo un livello di sicurezza superiore rispetto alle chiavi tradizionali.
La facilità di integrazione è un altro punto di forza delle serrature elettroniche. Possono essere collegate ad un sistema di gestione che consente di inviare automaticamente ai clienti i codici d’accesso una volta completata la prenotazione. Inoltre, alcuni sistemi offrono la possibilità di generare codici temporanei che scadono dopo il check-out, aumentando ulteriormente la sicurezza.
Normative e conformità nel self check-in
Quando si implementa un sistema di check-in automatico in un B&B, è essenziale assicurarsi che sia conforme alle leggi locali e con la burocrazia legata all’accoglienza. Questo include la registrazione degli ospiti presso il Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato che tutti i gestori di B&B devono effettuare entro le 24 ore dall’arrivo degli ospiti.
Per garantire la conformità, è importante scegliere un software gestionale che disponga di questa funzionalità. AvaiBook, con la sua funzionalità Fast Check-in, richiede in anticipo i dati all’ospite ed effettua un completamento automatico della schedina alloggiati, per poi inviarla al portale della Polizia.
È progettato non solo per integrarsi con il Portale Alloggiati, semplificando notevolmente il processo, ma anche con diversi Partner di serrature elettroniche, per garantire il miglior servizio.
Costi e ritorno sull’investimento
Valutare i costi iniziali e il potenziale ritorno sull’investimento è una fase molto importante nella gestione di un B&B e nell’implementazione di nuove tecnologie. Qui, analizziamo i costi associati all’installazione degli apparati per il check-in e check-out automatico e i benefici a lungo termine per la tua attività turistica.
Una soluzione di check-in automatico e domotica, oltre a essere una soluzione innovativa per migliorare l’esperienza degli ospiti, rappresenta anche un investimento strategico che può portare a un significativo risparmio di costi operativi nel tempo. Il risultato sarà chiaro se esaminiamo come la riduzione del tempo dedicato alla gestione delle arrivo e partenze, la diminuzione degli errori umani e l’ottimizzazione delle risorse, tutti fattori che possono influire positivamente sul bilancio del tuo business.
La spesa iniziale per l’acquisto di serrature elettroniche e software di gestione può sembrare elevata, ma bisogna considerare i risparmi derivanti dalla riduzione del personale necessario alla reception, soprattutto durante le ore notturne o in alta stagione. Inoltre, la possibilità di offrire check-in 24 ore su 24 migliora la soddisfazione del cliente, che potrebbe tradursi in recensioni positive e un aumento delle prenotazioni. In questo senso, possiamo anche affermare che il self check-in automatico può essere considerato una nuova strategia di marketing che migliora l’esperienza del cliente.
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Consigli per un check-in automatico efficace nel tuo B&B
Per assicurarti che il tuo sistema di check-in automatico sia ben accolto dagli ospiti, ecco alcune best practices da seguire.
È fondamentale comunicare chiaramente agli ospiti il funzionamento del sistema di self check-in prima del loro arrivo, fornendo istruzioni dettagliate e assistenza in caso di necessità.
Assicurati che il processo sia semplice e intuitivo, evitando procedure complicate e fraintendimenti che potrebbero causare frustrazione e un’esperienza negativa.
Cerca di offrire un’esperienza utente fluida e sicura, e la personalizzazione del processo di check-in in base alle esigenze specifiche del tuo B&B. Considera anche l’aggiunta di elementi che possano rendere il check-in automatico un punto di forza del tuo B&B, come la possibilità di effettuare pagamenti online o l’accesso a servizi aggiuntivi tramite l’app. Ricorda di raccogliere feedback dagli ospiti per migliorare continuamente il sistema e assicurarti che rispecchi le loro aspettative.
