Come scrivere una lettera di benvenuto

A tutti noi fa piacere sentirci importanti, speciali e ben accolti quando stiamo iniziando una vacanza ed arriviamo ad una nuova struttura.

Per questo motivo, la lettera di benvenuto personalizzata è uno strumento potente che ha il potere di creare un’atmosfera accogliente e di far sentire a proprio agio il cliente. Quindi, prenditi il tempo necessario per scrivere una lettera perfetta, con il giusto linguaggio e tono, ti insegnamo noi come fare in questo articolo.

Per noi potrebbe essere un piccolo gesto, ma che per il cliente significa molto, e può senz’altro fare la differenza e superare le aspettative dell’ospite.

Sono essenziali sia il contenuto che l’aspetto della lettera per regalargli qualche minuto di lettura piacevole, che potrà poi andare a determinare l’opinione positiva che ci lasceranno.

Lo scopo di una lettera di benvenuto

Prima di tutto una definizione: cos’è una lettera o messaggio di benvenuto? Sono poche righe ma chiare ed efficienti, scritte da te, per dare un benvenuto perfetto e personalizzato al tuo ospite, e dargli tutte le informazioni di cui potrà avere bisogno nel suo soggiorno.

Questo messaggio di benvenuto svolge un ruolo fondamentale nello stabilire una connessione iniziale tra l’host e l’ospite. 

Offre non solo un caloroso benvenuto, ma anche un’opportunità di anticipare le esigenze del viaggiatore, dà sicurezza e stabilisce un punto iniziale di fiducia e comunicazione.

Può inoltre servire anche come presentazione dei servizi o dei prodotti offerti nella struttura, quindi, in questo senso, è un importante strumento di upselling e crosselling. Ed inoltre può essere molto efficace quando viene utilizzato con saggezza e attentamente pensato, perché se capace di catturare l’attenzione dell’ospite, farlo sentire a suo agio, e fornirgli tutto ciò di cui ha bisogno, può trasformarsi in un enorme vantaggio per te e per la gestione della tua struttura.

Come scrivere una lettera di benvenuto efficace

Mettere insieme tutto quanto stiamo dicendo nel messaggio di benvenuto, può sembrare un compito semplice. Tuttavia, per essere realmente efficace e perfetta, superare le aspettative e creare “l’effetto wow” negli ospiti, richiede un po’ di cura e attenzione ai dettagli. 

Per questo motivo, vogliamo fornivi alcuni suggerimenti utili per scrivere una lettera o messaggio di benvenuto che possa davvero fare la differenza.

È un qualcosa di estremamente importante, in quanto sarà la prima cosa che vedono quando entrano nella tua struttura, nonché uno dei primi contatti che avranno conte. (Diciamo uno dei primi perché consigliamo sempre mandare alcuni messaggi agli ospiti prima del loro arrivo attraverso la funzionalità di e-mail automatiche)

Fare una buona prima impressione diventa fondamentale per molti motivi. È un qualcosa che indirizzerà la vacanza dei tuoi ospiti in un verso o nell’altro, e di conseguenza anche la loro opinione sul tuo alloggio, il fatto che ne parlino ad amici e parenti, ecc.

E quindi, come si scrive una lettera di benvenuto efficace e perfetta? Ci sono alcuni punti chiave da tenere presente.

Autenticità e personalizzazione

La prima regola d’oro è essere autentici. Non si tratta solo di scrivere un semplice messaggio di benvenuto, ma di mostrare ai tuoi clienti che li apprezzi, che li ringrazi sinceramente per la loro prenotazione e che sei felice di averli con te.

Cerca il più possibile di evitare frasi fatte e invece di personalizzare il messaggio il più possibile in base al profilo del cliente ed anche alla tua personalità e come li saluteresti e daresti il benvenuto se lo facessi di persona.

Attenzione ai dettagli

I dettagli sono sempre ciò che catturano maggiormente l’attenzione ed il cuore dei nostri ospiti. Non si tratta solo di includere informazioni pertinenti, ma anche di presentarle in modo che sia facile per il cliente assimilarle.

Ad esempio, possiamo utilizzare bullet point per elencare i benefici dei nostri prodotti e servizi, o l’uso di titoli e sottotitoli per separare diverse sezioni della lettera.

E non dimenticate di chiedere sempre un feedback al cliente. Può sembrare un piccolo dettaglio, ma invece può fare una grande differenza. Chiedere il feedback ad un ospite, non solo gli dimostra che apprezzi la sua opinione, ma ti dà anche l’opportunità di migliorare veramente la tua offerta o correggere eventuali problemi.

Esempi di lettera di benvenuto

Come abbiamo spiegato, le lettere o messaggi di benvenuto sono un importante canale di comunicazione con i clienti. Vista l’importanza di questo impatto, bisogna studiarle bene e scriverle in modo accattivante.

Non esiste un solo modo per farlo, ma può sempre variare in base alle caratteristiche specifiche della tua struttura, della tua accoglienza, o tipo di servizio e prodotto offerto e al pubblico di destinazione.

Abbiamo identificato 5 categorie delle quali ti presentiamo esempi concreti che puoi adattare alla tua gestione: lettera di benvenuto per clienti nuovi, per clienti fedeli, per Hotel, per B&B e per Case Vacanze. Ti invitiamo a scoprirle insieme a noi!

Esempio di lettera di benvenuto ai nuovi clienti

Con un nuovo cliente, l’importanza del messaggio di benvenuto è ancora maggiore, in quanto vogliamo fare la miglior impressione possibile per far sì che ritornino.

Infatti, proprio per questo, consigliamo anche di abbinare anche un kit di benvenuto, magari con qualche prodotto locale, o con qualche gadget speciale, per far meravigliare l’ospite ancora di più.

Questo potrebbe essere un esempio:

Esempio di lettera di benvenuto a clienti fedeli

Uno dei passaggi di vendita più difficili oggigiorno è la fidelizzazione, ovvero far sì che un cliente ritorni presso il tuo alloggio, che vinca quella fortissima curiosità di scoprire nuovi posti, che gli sia piaciuto talmente tanto stare da te che ti scelga di nuovo.

Per questo motivo, quando un’ospite ritorna, è una grande vittoria per te, che deve essere celebrata anche con un grande ringraziamento verso questo ospite, e chissà, magari anche con un dettaglio speciale, un piccolo regalo, o un kit di benvenuto personalizzato.

Questo potrebbe essere un esempio:

Esempio di lettera di benvenuto per Hotel

La lettera di benvenuto per un Hotel, oltre al classico e caloroso benvenuto, dovrebbe presentare tutti i servizi offerti dalla struttura che il cliente possa usufruire, magari anche con una mappa di dove si trovano e gli orari in cui sono disponibili.

Ad esempio, informazioni sul ristorante dell’hotel, le attività proposte nelle zone limitrofe, oppure, gli orari delle pulizie e altri dettagli pratici.

Inoltre, è sempre piacevole per l’ospite ricevere all’arrivo piccole attenzioni come la proposta di un drink di benvenuto insieme al messaggio.

È importante che la lettera rispecchi il tono e lo stile dell’hotel, quindi, un albergo di lusso potrebbe optare per un tono formale e professionale, mentre un hotel più giovane e moderno potrebbe scegliere una comunicazione più informale e amichevole.

Puoi trovare maggiori dettagli e consigli, e degli esempi specifici nell’articolo dedicato alla lettera o messaggio di benvenuto per Hotel.

Esempio di lettera di benvenuto per B&B

Trattandosi di una tipologia di struttura che si distingue per il suo calore e atmosfera, è proprio questo che vogliamo trasmettere all’ospite in una lettera di benvenuto per un B&B.

L’ideale è inserire un messaggio personale dei proprietari, magari anche informazioni sulla storia e le caratteristiche della casa, o consigli su luoghi da visitare nel quartiere.

È fondamentale costruire una connessione immediata con l’ospite, presentandosi apertamente e offrendosi per qualsiasi necessità. Ricorda, il valore del B&B sta nell’esperienza unica e personale che offre.

Puoi trovare maggiori dettagli e consigli, e degli esempi specifici nell’articolo dedicato alla lettera o messaggio di benvenuto per B&B.

Esempio di lettera di benvenuto per Case Vacanze

L’obiettivo di una Casa Vacanze è quello di farti sentire come a casa tua, con tutte le comodità e la privacy, ma nel luogo che hai prescelto per le tue vacanze.

Per questo motivo, la lettera di o messaggio di benvenuto di questo tipo di alloggio, deve essere redatto e pensato con questa finalità.

Un’opzione sarebbe quindi includere dettagli sulla casa, come il funzionamento degli elettrodomestici, e informazioni pratiche sul quartiere, o magari sui trasporti.

Consigliamo anche di aggiungere consigli personalizzati sulla zona, come le migliori spiagge, o sentieri, o attività da non perdere, ristoranti locali, e qualunque tipo di esperienze turistiche uniche nelle vicinanze. Questo può rendere il soggiorno dell’ospite più ricco e piacevole.

Puoi trovare maggiori dettagli e consigli, e degli esempi specifici nell’articolo dedicato alla lettera o messaggio di benvenuto per Case Vacanza.

Conclusione

Per tutti i motivi esposti, non possiamo quindi discutere l’importanza e la centralità della lettera o messaggio di benvenuto nell’esperienza turistica.

È anche un invito a godersi la vacanza e l’esperienza, ed un modo per mostrare apprezzamento sincero. Questi dettagli sono la chiave per ottimizzare l’esperienza del cliente, e, perché no, cercare di ottenere la nostra recensione positiva.

Ecco perché è fortemente raccomandato che i professionisti del turismo non trascurino questa fase cruciale e importante. Rafforza il legame con il tuo ospite, rendi il loro soggiorno un’esperienza indimenticabile che inizia con un caloroso e personalizzato benvenuto.