Channel Manager: cos’è e a cosa serve
6 Febbraio, 2025
Scritto da:
Business Development & Partnership
Gli affitti brevi, si stanno dimostrando sempre più come una soluzione flessibile e conveniente sia per i viaggiatori che per chi offre alloggi. Tuttavia, gestire con successo un affitto breve richiede competenze specifiche e l’utilizzo di strumenti tecnologici efficaci.
L’obiettivo è sempre l’efficienza e la soddisfazione degli ospiti, per questo, è importantissimo utilizzare strumenti tecnologici avanzati che permettono di ottimizzare le operazioni quotidiane, risparmiare tempo, aumentare la redditività e posizionarsi competitivamente sul mercato.
Esistono appunto degli strumenti creati e pensati per Host e Property Managers che vogliono svolgere la propria attività in totale sicurezza, tranquillità ed automazione. Vediamo quali sono quelli che noi consideriamo imprescindibili per una gestione turistica di successo.
1. Sito Web
Un sito web ben progettato e organizzato, semplice, ed intuitivo, come ad esempio Easy Web di AvaiBook, è uno dei primi strumenti di cui ti devi dotare se inizi a svolgere un’attività turistica. Non solo attira potenziali clienti, ma serve a facilitare le prenotazioni dirette, riducendo la dipendenza dalle piattaforme OTA.
Un sito efficace, che presenti tutte le informazioni rilevanti in modo chiaro e accessibile, migliorando l’esperienza utente e aumentando le conversioni. La capacità di navigare facilmente tra le pagine, trovare rapidamente le informazioni necessarie e completare una prenotazione senza intoppi è cruciale per mantenere alta la soddisfazione dei visitatori.
2. Booking Engine
All’interno del sito è necessario un motore di prenotazione che permetta all’ospite di prenotare la nostra struttura in pochi click.
Un Booking Engine moderno e user friendly, riduce le commissioni delle OTA e migliorando la conversione delle visite in prenotazioni. Ti consente inoltre di avere un controllo maggiore sulle prenotazioni e di personalizzare l’offerta in base alle esigenze specifiche degli ospiti.
Implementare un Booking Engine aumenta l’efficienza operativa e raccoglie dati preziosi sui clienti, che possono essere utilizzati per strategie di marketing mirate. Questo strumento si rivela un alleato prezioso anche perché permette di ricevere prenotazioni dirette da Whatsapp, Facebook o Instagram, e di integrare sistemi di pagamento sicuri, migliorando ulteriormente l’esperienza dell’utente.
3. Channel Manager con sincronizzazione XML
Il Channel Manager è forse il principale strumento che bisognerebbe utilizzare nell’attività di gestione di affitti brevi.
In poche parole, serve a mantenere collegati ed aggiornati i tuoi prezzi e disponibilità a tutti i canali di vendita che utilizzi, per evitare l’overbooking, una delle principali preoccupazioni per chi si dedica a questo settore.
Grazie a questa tecnologia, puoi concentrarti su altri aspetti del tuo business senza doverti preoccupare delle discrepanze nelle prenotazioni, e sicuro/a che verrà semplificata la tua gestione mantenendo la tempestività e l’accuratezza delle informazioni. Un qualcosa che può fare la differenza tra una buona e una cattiva esperienza per l’ospite.
In generale, utilizzare un Channel Manager come strumento di sincronizzazione dei calendari significa avere un controllo centralizzato sulle prenotazioni, riducendo al minimo gli errori umani e ottimizzando il flusso di lavoro.
4. Check-in automatico e burocrazia
Per ogni ospite che arriva presso la nostra struttura, siamo tenuti a inviare un report alla Questura attraverso il Portale Alloggiati Web entro le 24 ore dal check-in.
È importante automatizzare questo procedimento e perdere il meno tempo possibile, in questo modo potremo dedicare la maggior parte del nostro prezioso tempo all’accoglienza e all’identificazione di persona degli ospiti.
Esistono appunto strumenti, come il Fast Check-in di AvaiBook, che fanno in automatico l’acquisizione dei dati degli ospiti, per farti risparmiare tempo ed evitare errori. In questo modo, aumenterai anche la soddisfazione dell’ospite evitando i tempi di attesa e dimostrando professionalità.
5. POS Virtuale
Per la tua gestione di affitti brevi, è essenziale utilizzare uno strumento per la centralizzazione dei pagamenti delle prenotazioni, in grado di effettuare addebiti, pre-autorizzazioni e rimborsi sulle carte dei tuoi ospiti.
Si tratta di una mossa strategica che aumenta l’efficienza operativa e il livello di sicurezza in un’era digitale, caratterizzata da minacce come phishing e frodi con carte di credito. Garantire un processo semplice e privo di rischi è importante sia per Gli Host e Property Managers che per gli ospiti, che cercano sempre maggiore tranquillità durante le transazioni online. Investire in una soluzione di pagamento sicura è quindi indispensabile per proteggere tutti gli interessi coinvolti.
6. Comunicazione con l’ospite
La comunicazione fluida con gli ospiti è fondamentale per fornire un servizio eccellente, e mantenerli costantemente informati migliora l’esperienza complessiva e favorisce relazioni durature.
Per farlo, possiamo utilizzare diversi strumenti come ad esempio le e-mail automatiche, la messaggistica via WhatsApp o SMS… Tutto ciò consente di inviare messaggi personalizzati agli ospiti in diversi momenti della prenotazione, come può essere il benvenuto, il reminder per il check-in o check-out, le richieste di feedback dopo l’uscita, la vendita di servizi aggiuntivi, e molto altro.
7. Gestione del personale
Un Task Manager dedicato ai team di pulizia, manutenzione e reception, come ad esempio la funzionalità che trovi in AvaiBook, semplifica l’organizzazione delle attività quotidiane.
Consente di assegnare compiti automaticamente, monitorare lo stato di avanzamento e gestire i turni in modo efficiente grazie anche agli avvisi automatici che ricevono i tuoi dipendenti.
La possibilità di accedere al sistema da dispositivi mobili e di concedere permessi diversi a seconda del ruolo rende la collaborazione tra il personale più facile e trasparente.
8. Revenue Management
Se vuoi fare la differenza in un settore così dinamico, dove la concorrenza è alta e le condizioni di mercato possono cambiare rapidamente, avere la possibilità di impostare i tuoi prezzi in tempo reale, seguendo le oscillazioni della domanda e dell’offerta del mercato, è essenziale per mantenere la competitività.
Esistono strumenti che permettono di implementare strategie di pricing avanzate, come il Dynamic Pricing di AvaiBook, che adegua automaticamente i prezzi in base a variabili come la stagionalità, gli eventi locali o l’occupazione attuale.
Questo non solo aiuta a ottimizzare i profitti, ma anche a migliorare l’occupazione delle strutture, in quanto offre report dettagliati che aiutano a comprendere meglio le performance delle diverse piattaforme, permettendo di prendere decisioni informate per migliorare la redditività.
9. Controllo dei numeri e dei dati
Un pannello di statistiche e analisi è di fondamentale importanza in quanto fornisce una panoramica completa delle prestazioni e dell’evoluzione dell’attività.
Per gestire al meglio l’attività, diventa necessario monitorare le tendenze delle prenotazioni, l’occupazione, i ricavi medi e altre metriche chiave che permettono di prendere decisioni studiate e adattare le strategie di marketing e di vendita.
10. Property Management System (PMS)
Un PMS in generale è un software che raccoglie tutta una serie di funzionalità che permettono di agilizzare la gestione delle prenotazioni. Molte di essere le abbiamo nominate in precedenza, il Booking Engine, il Channel Manager, Il Pos Virtuale…
Ma, il PMS può fare anche molto di più. Per esempio, è ideale avere un modulo di fatturazione integrato con il PMS, per gestire anche tutta la contabilità in modo centralizzato.
Oppure, è molto utile anche avere un PMS con gestore del contenuto, dove inserire tutte le foto, descrizioni, servizi, ecc., delle tue strutture, per poi modificarle facilmente in pochi click ogni volta che ne hai bisogno, e che il tutto rimanga sempre aggiornato sui tuoi annunci in tutte le OTA collegate.In generale, il PMS è una parte essenziale dell’infrastruttura tecnologica per chi gestisce affitti brevi.
Investire in un buon Host o Property Management System significa migliorare l’esperienza degli ospiti e aumentare la competitività sul mercato.
