L’importanza di avere un modulo di fatturazione integrato con il Channel Manager e il PMS

 

Uno degli aspetti più complessi e talvolta stressanti nella gestione quotidiana di una casa vacanza o struttura ricettiva è rappresentato dalla contabilità e dalla fatturazione. 

Anche quando una prenotazione viene effettuata tramite una OTA come Airbnb o Booking.com, è compito del gestore o del proprietario emettere la relativa fattura.

Se ti stai chiedendo chi sia responsabile dell’emissione delle fatture, sia per prenotazioni dirette che per le prenotazioni fatte attraverso intermediari, la risposta è semplice: sei tu, in qualità di gestore o proprietario dell’alloggio, a dover emettere la fattura al cliente finale.

Gestire efficacemente un hotel, B&B o una struttura ricettiva è un compito complesso che richiede l’utilizzo di strumenti tecnologici avanzati per coordinare le prenotazioni, aggiornare la disponibilità delle camere sui vari canali di vendita e gestire le operazioni amministrative. Un elemento chiave per ottenere questa efficienza è l’uso di un software gestionale che garantisca l’integrazione di un modulo di fatturazione con il Channel Manager e il PMS (Property Management System). Questa integrazione permette di automatizzare numerosi processi, riducendo al minimo il rischio di errori e migliorando significativamente l’efficienza operativa.

 

 

Linee guida per l’emissione delle fatture elettroniche

Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche.

L’obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori IVA (operazioni B2B, cioè Business to Business), sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore IVA verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).

Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate.

Ti consigliamo di dotarti di uno strumento che possa coprire l’intero ciclo della fatturazione elettronica: creare, modificare, pre-visualizzare, conservare ed inviare facilmente le tue fatture elettroniche in formato XML al Sdl (Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate). La normativa attuale specifica infatti che bisogna conservare le fatture elettroniche per almeno dieci anni.

Nel sistema di AvaiBook ad esempio, ti forniamo anche una convalida in tempo reale grazie alla tecnologia di un partner certificato, e una notifica dello stato dell’invio. Inoltre, il SdI segnala anche eventuali errori nella trasmissione del file XML, e verranno anch’essi notificati in tempo reale.

 

Cos’è la fattura elettronica e che dati deve contenere?

La fattura elettronica è un documento digitale che include i contenuti e i dati del mittente in modo sicuro, evitando la necessità di stampare il documento, ed ha lo stesso valore di una fattura cartacea. Si differenzia però da una fattura cartacea perché deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

Il SdI dell’Agenzia delle Entrate svolge il compito di verificare se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo telematico al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura; e controlla che la Partita IVA del fornitore e del cliente siano esistenti.

Se è tutto corretto, il Sistema di Interscambio registra l’invio della fattura come “corretto” con la data e l’ora di consegna del documento.

I dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura. Per garantire che la fattura elettronica sia corretta e conforme alle normative vigenti, deve contenere:

1. Emittente della Fattura: il gestore o proprietario della struttura.
2. Importi: deve includere l’importo totale del soggiorno, comprese tutte le spese accessorie (ad esempio, le spese di pulizia) con le relative causali.
3. Cliente: dati del cliente, nome e cognome, indirizzo, il numero di partita IVA dell’ospite o codice fiscale (o corrispondente in base alla nazionalità). 
4. Aliquota IVA: generalmente, l’IVA applicata è al tasso ridotto del 10%. In alcuni casi specifici, esistono esenzioni che vanno verificate con il proprio consulente fiscale.
5. Numero fattura.
6. Data di emissione.

 

Chi è esonerato dall’emissione della fattura elettronica

A partire dal 1 gennaio 2024, l’obbligo di emettere fatture elettroniche si estende anche ai forfettari, colpendo così un’ampia gamma di professionisti e autonomi che precedentemente erano esclusi da questa pratica. 

Restano in questo momento esonerati: medici, farmacie, e tutti gli altri operatori sanitari, piccoli produttori agricoli, società sportive dilettantistiche, soggetti non residenti in Italia che effettuano o ricevono operazioni.

Godono ancora di qualche vantaggio rispetto all’emissione della fattura elettronica alcune categorie, come: operatori in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture e che si avvalgono dei dati che l’Agenzia delle Entrate, e operatori IVA che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro.

Altri dettagli e approfondimenti: Ministero dell’Economia e delle Finanze

 

Vantaggi e importanza di un Modulo di Fatturazione integrato nel tuo software gestionale

Vista la complessità dell’argomento, dicevamo che è fondamentale per un proprietario o gestore del settore turistico avere l’aiuto di un software gestionale che permetta sia di emettere fatture elettroniche che di essere collegato agli altri strumenti di gestione come il Channel Manager e il PMS.

L’integrazione di un modulo di fatturazione con il Channel Manager e il PMS del tuo gestionale non è solo un miglioramento tecnologico, ma una vera e propria trasformazione nella tua gestione operativa e finanziaria.

Utilizzandolo, avrai questi vantaggi:

• Sincronizzazione automatica delle prenotazioni: un modulo di fatturazione integrato con il Channel Manager e il PMS garantisce che le prenotazioni e le disponibilità delle camere siano sempre aggiornate in tempo reale. Questo evita problematiche come l’overbooking e assicura una gestione più accurata delle prenotazioni. La sincronizzazione automatica riduce notevolmente il carico di lavoro manuale e minimizza le possibilità di errore umano.
• Semplificazione della gestione amministrativa: l’integrazione della fatturazione permette di emettere fatture elettroniche direttamente dal sistema, automatizzando un processo che altrimenti richiederebbe tempo e risorse. Questo non solo accelera le operazioni, ma riduce anche gli errori comuni legati alla fatturazione manuale, migliorando la precisione e l’affidabilità delle transazioni finanziarie.
• Gestione centralizzata dei dati: avere tutte le informazioni relative alle prenotazioni, alla disponibilità delle camere e alla fatturazione accessibili da un’unica piattaforma consente una gestione più fluida e coordinata delle operazioni quotidiane. Questa centralizzazione dei dati facilita anche l’accesso alle informazioni da parte di diversi membri del team, migliorando la trasparenza e la collaborazione.
• Migliore analisi dei dati: con un sistema integrato, si possono generare report dettagliati sulle prenotazioni, sulle vendite e sulle performance finanziarie. Questi dati possono essere analizzati per prendere decisioni più informate e strategiche, ottimizzando la gestione dell’hotel e migliorando la redditività.
• Riduzione dei costi operativi: automatizzare i processi amministrativi attraverso un modulo di fatturazione integrato riduce il tempo e le risorse necessarie per gestire le operazioni quotidiane. Questo porta a una riduzione significativa dei costi operativi, permettendo agli albergatori di allocare le risorse in modo più efficiente.
• Miglioramento della comunicazione interna: quando tutti i membri del team possono accedere alle stesse informazioni in tempo reale, la comunicazione interna diventa più efficace. Questo facilita la collaborazione tra i diversi reparti, migliorando la coordinazione delle attività e assicurando che tutte le operazioni siano allineate agli stessi obiettivi.