L’importanza e i vantaggi delle e-mail automatiche

 

Le e-mail automatiche rappresentano un pilastro fondamentale nelle strategie di marketing e comunicazione turistica moderna. 

Grazie all’automazione, le strutture turistiche possono sviluppare campagne più mirate e personalizzate, riducendo il carico di lavoro manuale e rafforzando la propria immagine di fronte agli ospiti.

 

 

Benefici principali delle e-mail automatiche

Efficienza operativa migliorata

Impostare e-mail che si inviano da sole, in base alle regole che hai dato tu, permette di risparmiare tempo prezioso riducendo il carico di lavoro manuale, minimizzano i possibili errori e migliora la precisione della comunicazione con i tuoi ospiti. In questo modo, tu ed il tuo staff potrete concentrarvi su altre attività, migliorando complessivamente la produttività.

Aumento del tasso di conversione

Le e-mail automatiche, grazie alla loro personalizzazione e tempestività, tendono a ottenere tassi di conversione più elevati rispetto a quelle inviate manualmente. La capacità di inviare messaggi pertinenti, al momento giusto, e con le informazioni che sta aspettando e desidera ricevere l’ospite, aumenta l’engagement e in molti casi favorisce anche l’acquisizione di nuovi clienti.

Pianificazione strategica degli invii

L’automazione consente di pianificare invii mirati e dettagliati, specifici per ogni fase in cui si trova il tuo ospite. Ad esempio, un’e-mail di conferma della prenotazione, un’e-mail di benvenuto, un promemoria qualche giorno prima dell’arrivo offrendo altri servizi, una di ringraziamento dopo il soggiorno, e così via. 

L’obiettivo di raggiungere le necessità del destinatario al momento opportuno, è quello di raggiungere la massima soddisfazione dell’ospite, con conseguente incremento della reputazione online e delle recensioni positive.

Importanza delle e-mail automatiche

Incremento delle vendite

Possiamo utilizzare queste e-mail per promuovere prodotti o servizi specifici in modo mirato, aumentando così le opportunità di vendita. 

Puoi creare messaggi altamente personalizzati, in momenti concreti, che rispondono alle esigenze e agli interessi degli utenti. Per esempio, possiamo includere link della piattaforma Civitatis alle attività della nostra città per aiutare l’ospite ad organizzare il suo soggiorno.

Questo approccio strategico non solo incrementa le vendite, ma migliora anche la professionalità delle comunicazioni rafforzando inoltre l’identità del brand. 

Fidelizzazione dei clienti

È essenziale mantenere un contatto continuo e significativo con i clienti, e le e-mail automatiche sono lo strumento perfetto per farlo. Questa costante interazione non solo aumenta la soddisfazione generale del cliente, ma crea anche un senso di appartenenza e lealtà verso il marchio. 

Quando i clienti si sentono valorizzati e informati, le probabilità che continuino a scegliere i tuoi prodotti o servizi crescono notevolmente. È molto importante quindi, avere una funzionalità di e-mail automatiche integrata nel tuo PMS.

Come rendere efficace questo tipo di comunicazione?

Molto semplice: una comunicazione veloce, dinamica e concisa ma allo stesso tempo totalmente personalizzata per trasmettere al cliente le informazioni necessarie al momento giusto. 

Per farlo, non basta scrivere bene, è importante creare e-mail che raggiungano l’obiettivo desiderato, e poi, tutto questo migliorerà le opinioni dei viaggiatori, l’immagine della tua marca e, in definitiva, il tuo business.

Come dicevamo, è fondamentale avere uno strumento che ti permetta di automatizzare il flusso di e-mail e che ti offra la possibilità di personalizzare dettagli come:

• Parametri dinamici: la chiave della personalizzazione. Si tratta della possibilità di inserire nel modello di e-mail informazioni specifiche sul viaggiatore, l’alloggio, la prenotazione. Anche se si tratta di un template, è importante rivolgersi al cliente per nome, e dargli dettagli riguardo l’alloggio che ha prenotato e la sua prenotazione. 
• Multi-lingua intelligente: è importante rivolgersi al viaggiatore nella sua lingua, per questa ragione è necessario creare templates traducibili. Un altro aspetto utile è quello di poter configurare una lingua “predefinita”, in modo che se non esiste il modello nella lingua del viaggiatore sarà inviato in una lingua specifica, come l’inglese.
• Contenuto ricco e allegati: per dare un’ottima impressione è necessario poter inviare e-mail che includano contenuti come immagini, diversi tipi di testo colorato, link e contenuti multimediali. Inoltre sarà di grande aiuto poter allegare dei file come per esempio il contratto di locazione. Questo tipo di configurazione ti farà anche risparmiare molto tempo.
• Regole di invio precise: la precisione e i dettagli fanno la differenza. Uno degli aspetti principali di uno strumento di questo tipo è quello di poter determinare con precisione quando inviare un e-mail, ed anche di avere la possibilità di configurare e-mail diverse a seconda dell’origine della prenotazione (ota, pagina web, ecc) o a seconda della struttura.

Se hai a disposizione uno strumento che offre tutte queste possibilità, entrano in gioco creatività, capacità di comunicazione di informazioni interessanti e personalizzate, e professionalità nella scrittura delle e-mail. 

 

 

Quali e-mail automatiche ti consigliamo di impostare?

Sapere quali sono le e-mail ideali da automatizzare, come personalizzarle e quali informazioni includere, faciliterà la tua gestione e ti farà risparmiare molto tempo. Di seguito, vedremo alcuni degli esempi per il nostro settore:

E-mail di conferma e/o di benvenuto

Il primo contatto con il viaggiatore dopo aver effettuato una prenotazione. È molto importante soprattutto quando la prenotazione non è stata fatta attraverso il tuo sito web, e serve a rassicurare il cliente. 

Deve essere orientata a dare la tranquillità di aver fatto la scelta giusta, sapendo che c’è un team che sta lavorando per il suo futuro soggiorno, mostrare trasparenza, vicinanza e professionalità. E deve contenere il riassunto di tutte le informazioni importanti della prenotazione, come ad esempio: giorno e orario di check-in, giorno e orario di check-out, importo totale, importo già pagato, indirizzo della struttura, e così via.

È utile anche per lo scambio di canali di comunicazione diretta (telefono ed e-mail), strategicamente è importante, soprattutto se avete ricevuto la prenotazione attraverso un portale e ti fa guadagnare agilità nella comunicazione.

Ti consigliamo inoltre di mostrare la tua marca e ti farti vedere a disposizione dell’ospite, per offrirgli un’esperienza da ricordare. Inviala ad ogni nuova prenotazione, di personalizzarla e differenziarla per ogni canale di vendita.

E-mail di promemoria

La comunicazione con gli ospiti 24-48 ore prima del loro arrivo è essenziale per creare un’immagine di marca e trasmettere professionalità e vicinanza. Puoi anche usare questa e-mail per offrire un servizio aggiuntivo che può essere di interesse.

In questo modello ti consigliamo di includere tutto ciò di cui l’ospite avrà bisogno per raggiungere l’alloggio, il punto d’incontro se necessario, ecc. Pensa che questo è un momento importante per i clienti, che finalmente stanno per iniziare il loro soggiorno e sono eccitati, forse anche un po’ stressati per il viaggio. 

È un momento perfetto per: conoscere meglio i tuoi ospiti e personalizzare la loro esperienza, magari chiedendo motivi del viaggio, se viaggiano con bambini o animali domestici, ecc. in modo da personalizzare alcuni dettagli per sorprenderli; anticipare il processo di check-in, in modo che l’arrivo dell’ospite sia il più agile possibile e completamente automatizzato, evitando un momento di solito noioso; offrire informazioni sull’alloggio e l’ambiente, in modo che gli ospiti comincino a conoscere il posto e si entusiasmino per il loro soggiorno; dare informazioni sui luoghi di interesse vicini e sulle attività turistiche che si possono trovare sul posto.

Quindi, è importante essere flessibili, accessibili, ottimisti e disposti ad aiutarli per rendere perfetto il loro soggiorno. Se non l’hai già fatto prima, è un buon momento per dare loro i tuoi contatti (telefono, e-mail) in modo che la comunicazione possa essere diretta e agile. Questo tipo di email e la loro corretta gestione, vi avvicinerà all’eccellenza.

E-mail durante il soggiorno

Il soggiorno è il momento in cui avviene l’esperienza e a cui di solito si presta poca attenzione. Ti consigliamo di programmare un messaggio per chiedere all’ospite come sta andando il soggiorno, se ha bisogno di qualcosa, ecc. Mostra in questo modo vicinanza e attenzione. Altro consiglio: sii sempre reperibile. Ci sono momenti in cui l’ospite può avere un dubbio o un problema e in quel caso è importante sapere che potrà contare su di te.

E-mail di ringraziamento

Si tratta di e-mail che ha solitamente un impatto molto positivo e ti aiuterà a stabilire una relazione futura con il cliente, oltre ad ottenere un prezioso feedback. L’ideale è inviarla dopo il soggiorno, si consiglia 24-48 ore dopo il check-out, per ringraziare il cliente per la sua fiducia e per chiedere la sua opinione sincera.

Non dimenticare che il feedback dei clienti è lo strumento più importante che hai per migliorare. Avere recensioni positive dei clienti migliora la tua reputazione online, ti rende più visibili sui portali e quindi servirà a vendere di più. 

Il nostro consiglio è quello di chiedere un feedback onesto e diretto. Se il cliente è stato soddisfatto, invitalo a lasciare una recensione sul tuo sito web, o sul portale attraverso il quale ha prenotato.

Questa è un’ottima occasione per continuare a promuovere la tua marca e approfittare dell’opportunità di fare loro un’offerta da usare per un prossimo soggiorno, in generale è un’ottima strategia di fidelizzazione.  

Personalizzazione ed elementi importanti 

Personalizzazione della comunicazione

L’idea è quella di inviare messaggi personalizzati basati sul comportamento e sulle preferenze dei clienti, migliorando significativamente l’engagement. Personalizzare la comunicazione non solo rende il messaggio più rilevante per il destinatario, ma aumenta anche la probabilità di conversione. Quando i clienti ricevono contenuti che risuonano con i loro interessi personali, si sentono più coinvolti e propensi a interagire con il brand. 

Elementi strategici

Il livello di personalizzazione è un vantaggio competitivo cruciale nell’attuale panorama del marketing digitale. Di seguito presentiamo degli esempi di elementi importanti a cui prestare particolare attenzione nel momento in cui stabilisci la tua strategia di un’e-mail automatiche:

• L’ oggetto della mail

L’oggetto è ciò che l’ospite visualizza per primo. Se è breve e conciso sicuramente catturerà di più l’attenzione. Un gran numero di clienti usa piccoli dispositivi come tablet o telefoni cellulari, quindi spesso i messaggi troppo lunghi si visualizzano male. L’ideale sarebbe non superare i 50 caratteri. Devi cercare il modo di distinguere le tue e-mail dalle altre, attirando l’attenzione in modo innovativo.

• Una e-mail divertente

L’umorismo è sempre una buona strategia, ma deve essere originale e accurato, senza causare saturazione e stanchezza. Se non riusciamo a creare il contenuto adeguato, rischiamo di ottenere il risultato opposto a quello desiderato. Dobbiamo riuscire a creare messaggi innovativi anche per comunicare messaggi di routine.

• Il copyright

È molto importante che il messaggio che vogliamo trasmettere arrivi correttamente al destinatario. Il contenuto e il copyright vanno di pari passo, poiché il primo fornirà un valore ai nostri clienti in quanto informa, educa o intrattiene, e il secondo sarà responsabile di rendere il nostro contenuto attraente, persuadere e vendere.

• Scegliere la sequenza di e-mail

Ultimo ma non meno importante, essere costanti ma non invadenti. Pondera bene i contenuti che vuoi trasmettere e non usare le e-mail solo per informazioni di routine. Sfruttare al massimo questo strumento può essere molto utile per creare un legame con il cliente e diffondere il tuo brand.