Quante sono le maniere di realizzare il Check–in e qual è la migliore per il mio alloggio?

La tecnologia ha spodestato i modelli tradizionali in un batter d’occhio. Il turismo non funziona più come qualche anno fa: il viaggiatore è diverso, più autonomo e interconnesso, e le sue necessità lo sono anche. Dare risposte alla nuova domanda è, ed è sempre stato, l’obiettivo principale di qualsiasi struttura ricettiva. In pieno cambiamento, a volte è complicato identificare quali soluzioni possono essere impiegate e qual è la più adeguata.

Oggi parliamo del Check-in e vi raccontiamo le quattro modalità più diffuse per realizzarlo attualmente, affinché tu possa valutare quella che fa al caso tuo in base al tuo tipo di alloggio e ottimizzare questo processo al massimo.

 

Check-in convenzionale

È quello che è stato utilizzato durante tutti questi anni, e attualmente, continua ad essere il più diffuso tra le strutture ricettive. Il viaggiatore arriva all’alloggio ed è ricevuto dall’addetto alla reception, che controlla le informazioni della prenotazione, richiede i suoi dati personali, il documento e successivamente lo invia alle autorità pertinenti. Ricordiamo che è obbligatorio per le strutture comunicare alla polizia le informazioni contenute nelle schedine alloggiati durante le prime 24 ore dall’arrivo. Più informazioni qui.

Questa opzione è molto comune in alberghi, ostelli e affittacamere. Il principale aspetto positivo di questa modalità di check–in, è rappresentato dalla maniera meno fredda di stabilire un contatto con i viaggiatori, grazie al contatto diretto tra entrambe le parti. Ciononostante, questo metodo implica documentazione cartacea, tempo e spesso, code che gli ospiti preferiscono non affrontare, oltre allo stress per il proprietario o il personale dello stabilimento, causato dalla realizzazione manuale di questi processi.

 

Check-in online e remoto

Per evitare gli inconvenienti anteriormente menzionati è nato il Check-in online. In questo caso, sarà il viaggiatore ad introdurre i suoi dati personali e la sua documentazione prima di arrivare all’alloggio. Può farlo attraverso la pagina web della struttura, nel caso in cui esista questa possibilità o attraverso un link che riceverà sulla sua email da parte di una piattaforma esterna (o PMS) che collabori con lo stabilimento.

AvaiBook ti offre questa possibilità attraverso il Fast Check-in: i viaggiatori registrano le informazioni prima del loro arrivo, firmano digitalmente le schedine alloggiati (non sarà più necessario stamparle) e vengono inviate attraverso una semplice esportazione di un file generato da AvaiBook, alla Polizia.

Questa versione è la più utilizzata negli appartamenti turistici. Il principale vantaggio di questa modalità di check-in è che parte del processo si anticipa e il tempo di attesa in reception si riduce. Inoltre, continuerai ad avere un contatto personale con il viaggiatore al momento dell’arrivo, in quanto sarà necessario che qualcuno si occupi della consegna delle chiavi. Questo aspetto può essere positivo o negativo, in funzione delle tue preferenze e del tipo di viaggiatore che ricevi.

MyMaison  è un altro ottimo esempio. Oltre a registrare i viaggiatori, legge e scannerizza il documento e si occupadi inviare i dati al portale AlloggiatiWeb –in automatico– e semplificare la comunicazione dei flussi turistici (ISTAT).

 

Check-in automatico

Per eliminare l’obbligo di avere una persona sempre presente in reception, sono nate le macchine per il Check-in automatico. Situate all’ingresso della struttura, compiono le stesse funzioni che realizzerebbe il personale: controllano i dettagli della prenotazione o mostrano le camere disponibili nel caso in cui la prenotazione non sia stata effettuata; registrano i dati dei viaggiatori, realizzano le riscossioni e consegnano le chiavi.

Questa opzione è molto difusa negli hotel ed è uno dei metodi più moderni e rapidi per effettuare questo proceso. Fanno risparmiare un’infinità di tempo e ti danno la possibilità di offrire questo servizio 24 ore al giorno. D’altra parte, il prezzo di questi strumenti è elevato: si aggira intorno ai 6000/8000 euro.

 

Self Check-in

Il Self Check-in è l’ultima novità nel mondo degli affitti turistici. Combina infatti il Check-in online e remoto, menzionato anteriormente, e l’entrata autonoma degli ospiti. Prima dell’arrivo, il viaggiatore compila i suoi dati e fornisce i documenti necessari al proprietario, che saranno inviati alle autorità in modo automatico o manuale, dipendendo dal metodo utilizzato. A partire da questo momento, il viaggiatore ha totale autonomia per accedere all’alloggio – sempre a partire dal giorno e orario concordati-  grazie a una cassaforte di sicurezza per le chiavi, una serratura intelligente o un tastierino, tra le opzioni più utilizzate.

Il principale aspetto positivo è rappresentato dal fatto che, come per le precedenti opzioni, fa risparmiare tempo ed elimina le code. Inoltre, migliora l’esperienza dell’ospite, in quanto gli garantisce privacy e intimità per mezzo di un processo estremamente semplice e veloce. Nonostante ciò, molte strutture non vogliono ancora rinunciare al trattamento personale con il viaggiatore. Questo è un problema facilmente risolvibile con un’attenzione personalizzata e precisa in qualsiasi altra fase del soggiorno.

Vikey combina tutto ciò in una sola applicazione. L’ospite completa il Check-in online inviando tutti i documenti necessari per la sua identificazione e, grazie all’applicazione Vikey, potrà aprire la porta di casa in modo autonomo durante tutto il periodo del soggiorno.

 

Queste sono le opzioni più utilizzate nel settore degli affitti turistici. Alcune sono più diffuse in una tipologia di strutture rispetto ad un’altra, ma ricorda che tutte possono risultare di grande utilità, qualsiasi sia la tipologia del tuo alloggio, in quanto tutte assicurano un’esperienza eccellente per l’utente. Per scegliere con più facilità, dovrai valutare qual è la tipologia di viaggiatore che si interessa al tuo alloggio, quali sono le sue preferenze e quindi, capire quale sarà la soluzione più comoda.