Novità sui check-in online: il self check-in è diventato illegale?

 

Se ti stai facendo questa domanda è perché probabilmente sei stato/a influenzato/a dalle notizie sensazionalistiche diffuse dai media. È arrivato il momento di fare chiarezza e distinguere i fatti dalle interpretazioni errate che stanno confondendo gestori e proprietari del settore turistico.

Il check-in online o self check-in è uno dei processi che più semplifica il lavoro degli operatori del settore turistico e velocizza l’entrata degli ospiti nell’alloggio prenotato.

In poche parole, no, il check-in online non è diventato illegale, ed in questo articolo daremo tutti i chiarimenti necessari a riguardo, riporteremo le novità normative e approfondiremo la loro corretta interpretazione.

È possibile continuare ad effettuare il check-in online richiedendo ai propri ospiti di completare i dati prima dell’arrivo in struttura, ed è possibile continuare ad usare software che generano automaticamente una Schedina Alloggiati con questi dati per poi mandarla al Portale Alloggiati della Polizia di Stato entro i termini previsti dalla legge.

 

Ecco la circolare del Ministero dell’interno con il testo originale:

 

Quali sono quindi le novità introdotte sul self check-in online?

Prima delle novità introdotte il 18 novembre 2024

L’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS) stabilisce l’obbligatorietà di identificare gli ospiti che soggiornano presso la nostra struttura tramite un documento di identità: 

“1. I gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali, ad eccezione dei rifugi alpini inclusi in apposito elenco istituito dalla regione o dalla provincia autonoma, possono dare alloggio esclusivamente a persone munite della carta d’identità o di altro documento idoneo ad attestarne l’identità secondo le norme vigenti.  

2. Per gli stranieri extracomunitari è sufficiente l’esibizione del passaporto o di altro documento che sia considerato ad esso equivalente in forza di accordi internazionali, purché munito della fotografia del titolare.“

E stabilisce anche l’obbligo di inviare questi dati alla Questura, sotto forma di Schedina Alloggiati:

“3. I soggetti di cui al comma 1, anche tramite i propri collaboratori, sono tenuti a consegnare ai clienti una scheda di dichiarazione delle generalità conforme al modello approvato dal Ministero dell’interno. Tale scheda, anche se compilata a cura del gestore, deve essere sottoscritta dal cliente. Per i nuclei familiari e per i gruppi guidati la sottoscrizione può essere effettuata da uno dei coniugi anche per gli altri familiari, e dal capogruppo anche per i componenti del gruppo. I soggetti di cui al comma 1 sono altresì tenuti a comunicare all’autorità locale di pubblica sicurezza le generalità delle persone alloggiate, mediante consegna di copia della scheda, entro le ventiquattro ore successive al loro arrivo. In alternativa, il gestore può scegliere di effettuare tale comunicazione inviando, entro lo stesso termine, alle questure territorialmente competenti i dati nominativi delle predette schede con mezzi informatici o telematici o mediante fax secondo le modalità stabilite con decreto del Ministro dell’interno.”

In generale, la finalità di questa norma è “di tutela della sicurezza pubblica, essendo volta a consentire all’Autorità di Pubblica Sicurezza di avere la conoscenza aggiornata degli alloggiati, evitando, in tal modo, che persone pregiudicate, sospette o ricercate possano nascondersi in esercizi alberghieri e altre strutture ricettive.”

Dopo le novità introdotte il 18 novembre 2024

L’introduzione dell’art. 19-bis del Decreto Legge del 2018 n. 113, convertito in legge n. 132 del 2018, specifica che:

“Gli obblighi previsti dall’art. 109 TULPS si applicano ora anche ai locatori o sublocatori di immobili o parti di esso con contratti di durata inferiore a 30 giorni.”

E qui arriva la novità più importante introdotta, alla quale dobbiamo prestare particolarmente attenzione per adattare la nostra gestione e per farne una corretta interpretazione:

“La gestione automatizzata del check-in e l’ingresso nella struttura senza identificazione de visu degli ospiti si configuri quale procedura che rischia di disattendere la ratio della previsione normativa, non potendosi escludere che, dopo l’invio dei documenti in via informatica, la struttura possa essere occupata da uno o più soggetti le cui generalità restano ignote alla Questura competente, comportando un potenziale pericolo per la sicurezza della collettività. 

In tal senso, in definitiva, si ritiene di poter affermare che eventuali procedure di check-in “da remoto” non possano ritenersi satisfattive degli adempimenti di cui all’articolo 109 TULPS, cui sono tenuti i gestori di strutture ricettive.”

Cosa significano le novità introdotte?

In definitiva, la normativa stabilisce quanto di seguito: “si conferma l’obbligo posto a carico dei gestori di strutture ricettive di ogni genere o tipologia […] di verificare l’identità degli ospiti mediante verifica de visu della corrispondenza tra persone alloggiate e documenti forniti, comunicandola alla Questura territorialmente competente secondo le modalità indicate dal Decreto del Ministro dell’interno […]”

Quindi, possiamo affermare:

• Continua ad essere possibile l’utilizzo di un software per raccogliere online i dati degli ospiti prima del loro arrivo in struttura.
• Continua ad essere possibile l’utilizzo di un software per la generazione e l’invio dei dati degli ospiti alla Questura.
• Diventa obbligatorio verificare di persona l’identità degli ospiti che entrano in struttura e i loro documenti forniti PRIMA di effettuare l’invio della Schedina Alloggiati.

Sottolineiamo infatti che la normativa specifica che: “è altresì possibile avvalersi della pratica di check-in online, che consente agli ospiti di comunicare i propri dati prima di giungere in struttura. Tale modalità organizzativa, tuttavia, non esclude che, al momento dell’arrivo, il gestore o un suo incaricato sia tenuto comunque a identificare il cliente attraverso la verifica del documento di identità esibito.”

Riassunto delle novità introdotte sui self check-in online dal 18 novembre 2024

Riassumendo, e cercando di riportare i fatti con la massima chiarezza, possiamo dire che le novità introdotte dall’art. si riassumono in:

1. Estensione dell’obbligatorietà ai contratti inferiori a 30 giorni:“Gli obblighi previsti dall’art. 109 TULPS si applicano ora anche ai locatori o sublocatori di immobili o parti di esso con contratti di durata inferiore a 30 giorni.”
2. Obbligo di verifica dell’identità degli ospiti di persona. Il solo uso del check-in online non è più permesso, ma deve sempre essere abbinato ad una verifica de visu dell’ospite e dei suoi documenti.