Nuova circolare sui check-in online: il check-in online è diventato illegale?

 

Se ti stai facendo questa domanda è perché probabilmente sei stato/a influenzato/a dalle notizie sensazionalistiche diffuse dai media. È arrivato il momento di fare chiarezza e distinguere i fatti dalle interpretazioni errate che stanno confondendo gestori e proprietari del settore turistico.

Il check-in online o self check-in è uno dei processi che più semplifica il lavoro degli operatori del settore turistico e velocizza l’entrata degli ospiti nell’alloggio prenotato.

In poche parole, no, il check-in online non è diventato illegale, ed in questo articolo daremo tutti i chiarimenti necessari a riguardo, riporteremo le novità normative e approfondiremo la loro corretta interpretazione.

È possibile continuare ad effettuare il check-in online richiedendo ai propri ospiti di completare i dati prima dell’arrivo in struttura, ed è possibile continuare ad usare software che generano automaticamente una Schedina Alloggiati con questi dati per poi mandarla al Portale Alloggiati della Polizia di Stato entro i termini previsti dalla legge.

 

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Quali sono quindi le novità introdotte sul check-in online?

In realtà, non possiamo completamente utilizzare la parola “novità”, in quanto la normativa sui check-in online era già stabilita dall’Art. 109 TULPS. È più corretto pertanto parlare di precisazioni che sono state introdotte dalla circolare del 18 novembre 2024 e che chiariscono le modalità di applicazione dell’Art. 109 TULPS per quanto riguarda l’identificazione degli ospiti durante il check-in.

Prima della circolare del 18 novembre 2024

L’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS) stabilisce l’obbligatorietà di identificare gli ospiti che soggiornano presso la nostra struttura tramite un documento di identità: 

“1. I gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali, ad eccezione dei rifugi alpini inclusi in apposito elenco istituito dalla regione o dalla provincia autonoma, possono dare alloggio esclusivamente a persone munite della carta d’identità o di altro documento idoneo ad attestarne l’identità secondo le norme vigenti.  

2. Per gli stranieri extracomunitari è sufficiente l’esibizione del passaporto o di altro documento che sia considerato ad esso equivalente in forza di accordi internazionali, purché munito della fotografia del titolare.“

E stabilisce anche l’obbligo di inviare questi dati alla Questura, sotto forma di Schedina Alloggiati:

“3. I soggetti di cui al comma 1, anche tramite i propri collaboratori, sono tenuti a consegnare ai clienti una scheda di dichiarazione delle generalità conforme al modello approvato dal Ministero dell’interno. Tale scheda, anche se compilata a cura del gestore, deve essere sottoscritta dal cliente. Per i nuclei familiari e per i gruppi guidati la sottoscrizione può essere effettuata da uno dei coniugi anche per gli altri familiari, e dal capogruppo anche per i componenti del gruppo. I soggetti di cui al comma 1 sono altresì tenuti a comunicare all’autorità locale di pubblica sicurezza le generalità delle persone alloggiate, mediante consegna di copia della scheda, entro le ventiquattro ore successive al loro arrivo. In alternativa, il gestore può scegliere di effettuare tale comunicazione inviando, entro lo stesso termine, alle questure territorialmente competenti i dati nominativi delle predette schede con mezzi informatici o telematici o mediante fax secondo le modalità stabilite con decreto del Ministro dell’interno.”

In generale, la finalità di questa norma è “di tutela della sicurezza pubblica, essendo volta a consentire all’Autorità di Pubblica Sicurezza di avere la conoscenza aggiornata degli alloggiati, evitando, in tal modo, che persone pregiudicate, sospette o ricercate possano nascondersi in esercizi alberghieri e altre strutture ricettive.”

Dopo la circolare del 18 novembre 2024

La circolare ministeriale del 18 novembre 2024, fa delle precisazioni in merito a come devono essere rispettare le disposizioni dell’Art. 109 TULPS. In concreto stabilisce che:

“Gli obblighi previsti dall’art. 109 TULPS si applicano ora anche ai locatori o sublocatori di immobili o parti di esso con contratti di durata inferiore a 30 giorni.”

E poi, la precisazione più importante, alla quale dobbiamo prestare particolarmente attenzione per farne una corretta interpretazione:

“La gestione automatizzata del check-in e l’ingresso nella struttura senza identificazione de visu degli ospiti si configuri quale procedura che rischia di disattendere la ratio della previsione normativa, non potendosi escludere che, dopo l’invio dei documenti in via informatica, la struttura possa essere occupata da uno o più soggetti le cui generalità restano ignote alla Questura competente, comportando un potenziale pericolo per la sicurezza della collettività. 

In tal senso, in definitiva, si ritiene di poter affermare che eventuali procedure di check-in “da remoto” non possano ritenersi satisfattive degli adempimenti di cui all’articolo 109 TULPS, cui sono tenuti i gestori di strutture ricettive.”

 

Ecco la circolare del Ministero dell’interno con il testo originale:

 

Cosa significano le precisazioni introdotte?

In definitiva, la circolare ribadisce quanto di seguito: “si conferma l’obbligo posto a carico dei gestori di strutture ricettive di ogni genere o tipologia […] di verificare l’identità degli ospiti mediante verifica de visu della corrispondenza tra persone alloggiate e documenti forniti, comunicandola alla Questura territorialmente competente secondo le modalità indicate dal Decreto del Ministro dell’interno […]”

Quindi, possiamo affermare:

• Continua ad essere possibile l’utilizzo di un software per raccogliere online i dati degli ospiti prima del loro arrivo in struttura. E questa procedura si definisce “Check-in online”.
• Continua ad essere possibile l’utilizzo di un software per la generazione e l’invio dei dati degli ospiti alla Questura. Ed anche questa procedura entra all’interno del processo di “Check-in online”.
• Si specifica che l’unico modo di verificare l’identità di un ospite è di persona. E che gli ospiti che entrano in struttura devono essere muniti di documenti di identità.
• Non è permesso il “Self Check-in” in quanto si tratta di una procedura dove l’ospite effettua un’entrata autonoma in struttura e non viene in nessun momento in contatto con l’Host. Non è permesso appunto perché non è possibile l’identificazione dell’ospite.

Sottolineiamo infatti che la normativa specifica che: “è altresì possibile avvalersi della pratica di check-in online, che consente agli ospiti di comunicare i propri dati prima di giungere in struttura. Tale modalità organizzativa, tuttavia, non esclude che, al momento dell’arrivo, il gestore o un suo incaricato sia tenuto comunque a identificare il cliente attraverso la verifica del documento di identità esibito.”

Differenza tra Check-in online e Self Check-in

È importante comprendere la differenza tra queste due procedure, per non confonderle e per stabilire realmente cosa è attualmente permesso e cosa no.

Il Self Check-in è un procedimento nel quale l’ospite non viene mai a contatto con l’Host o Property Manager. Effettua digitalmente l’invio dei suoi dati, arriva in struttura ed accede in modo automatico. Questa modalità di check-in non è permessa, appunto perché l’Host o Property Manager non ha la possibilità di identificare l’ospite ne di verificare se è munito di documento di identità.

Il Check-in online invece, è una procedura automatizzata di raccolta dei dati dell’ospite, per poi generare ed inviare la Schedina Alloggiati al Portale alloggiati, sempre in via digitale. Questo procedimento è permesso, ed è inteso come un procedimento di appoggio alla identificazione di persona dell’ospite. Addirittura, è un procedimento molto consigliato, perché permette di risparmiare tempo ed avitare errori nella fase di raccolta dei dari dell’ospite, sopratutto, ma anche di invio alla Questura.

Riassunto delle precisazioni introdotte sui check-in online dal 18 novembre 2024

Riassumendo, e cercando di riportare i fatti con la massima chiarezza, possiamo dire che le novità introdotte dall’art. si riassumono in:

1. Estensione dell’obbligatorietà ai contratti inferiori a 30 giorni:“Gli obblighi previsti dall’art. 109 TULPS si applicano ora anche ai locatori o sublocatori di immobili o parti di esso con contratti di durata inferiore a 30 giorni.”
2. Si precisa l’obbligo di verifica dell’identità degli ospiti di persona. Questa è l’unica modalità di identificazione dell’ospite ammessa, ed è complementaria al check-in online, ovvero, all’uso di sistemi tecnologici per la raccolta dei dati degli ospiti ed il successivo invio al portale alloggiati.