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Scritto da:
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Negli ultimi anni, l’ospitalità ha subito una trasformazione radicale grazie alla tecnologia, e uno degli strumenti più importanti di questo cambiamento è stato l’avvento del Self Check-in.
Questa innovativa modalità di accoglienza e registrazione dei clienti ha portato notevoli vantaggi sia per i gestori di alloggi turistici, che per gli ospiti, che, con l’avanzamento delle tecnologie digitali, sono sempre più orientati all’autonomia e alla flessibilità.
Con la sua facilità d’uso, il Self Check-in ottimizza l’efficienza operativa, migliora l’esperienza del cliente e comporta benefici economici.
Si distingue per la sua comodità, permettendo ai viaggiatori di effettuare il check-in in qualsiasi momento senza dover aspettare in fila, e, riduce al minimo gli errori di registrazione e migliora l’esperienza complessiva del cliente.
In questo articolo esploreremo il significato del Self Check-in, la sua storia e lo sviluppo nel settore del turismo, nonché i numerosi benefici che ha portato.
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Definizione e storia del Self Check-in
Il Self Check-in è un processo di registrazione automatizzato che consente agli ospiti di accedere alle strutture turistiche senza la necessità di interagire con un operatore umano.
La storia e lo sviluppo del Self Check-in risalgono ai primi anni 2000, quando le compagnie aeree hanno introdotto il check-in online.
Questa innovazione ha permesso ai passeggeri di evitare lunghe code agli sportelli e di effettuare il check-in comodamente da casa o tramite dispositivi mobili.
Successivamente, questa modalità di registrazione si è estesa al settore alberghiero e agli appartamenti turistici.
L‘importanza del Self Check-in nel settore del turismo è significativa, e purtroppo la pandemia di Covid-19 che abbiamo vissuto ha incrementato la necessità di una registrazione dell’ospite senza contatto.
Oltre a offrire maggiore autonomia agli ospiti, riducendo i tempi di attesa, questa pratica permette ai gestori di alloggi turistici di ottimizzare le operazioni e di concentrarsi su altre attività chiave.
Inoltre, il Self Check-in contribuisce a migliorare l’esperienza complessiva del cliente, fornendo un servizio efficiente e moderno.
Benefici e vantaggi del Self Check-in per i gestori di alloggi turistici
Come abbiamo sottolineato, nel contesto degli appartamenti turistici, il Self Check-in consente ai proprietari e gestori di offrire un servizio di alta qualità anche senza una presenza fisica costante nella struttura.
Si tratta di un modo per ottimizzare l’efficienza operativa riducendo i tempi di attesa e liberando il personale dall’attività di registrazione.
Ti consigliamo di sfruttare appieno i vantaggi di questa pratica, che sono numerosi.
In particolare ti segnaliamo:
- Risparmio di tempo ed efficienza operativa: non dovendo dedicare tempo alla registrazione del cliente, tu o i tuoi collaboratori potrete concentrarvi su altre attività di gestione, o sull’assistenza agli ospiti in altri aspetti.
- Flessibilità: offre agli ospiti maggiore autonomia e flessibilità, essendo che possono effettuare il check-in in qualsiasi momento, consentendo loro di pianificare il loro arrivo in base alle loro esigenze e contribuisce a elevare la soddisfazione complessiva del cliente.
- Riduzione dei costi operativi: l’implementazione del Self Check-in può comportare un risparmio significativo, è possibile ridurre il personale di accoglienza e dedicare risorse ad altre attività di gestione.
- Recensioni positive: offrire un’esperienza senza intoppi, veloce e pratica, può portare ad un incremento delle recensioni positive da parte degli ospiti soddisfatti. Infatti, i clienti apprezzano la libertà che gli viene offerta e lo trasmettono appunto nelle loro recensioni positive che contribuiranno a creare un’immagine positiva dell’alloggio online, il che porterà ad un aumento della domanda e della redditività della tua struttura.
- Visibilità: come dicevamo, ogni OTA offre all’interno delle sue opzioni la possibilità di impostare il Self Check-in, questo è uno dei filtri più utilizzati dai viaggiatori nella ricerca della struttura per le loro vacanze, quindi averlo potrebbe essere qualcosa che ti contraddistingue dai competitors.
- Disponibilità: non dovendo fare un check-in presenziale, puoi dare la totale disponibilità della tua struttura ricettiva, anche quando non sei fisicamente presente nelle vicinanze. Non dovrai rinunciare alle prenotazioni last minute, o ai check in anticipati o ritardati.
- Affidabilità: questo metodo in cui è l’ospite stesso ad inserire i suoi dati, riduce al minimo l’errore umano.
- Prestigio: avere un sistema di accesso alla propria struttura così tecnologico ed avanguardista, contribuisce a creare un immagine di prestigio per la tua struttura.
Tieni presente che il Self Check-in non riguarda solo l’efficienza e la soddisfazione del cliente, ma può anche semplificare la gestione amministrativa della tua struttura.
Automatizzare il processo di registrazione può consentirti di avere un maggiore controllo sui dati dei tuoi ospiti e semplificare l’interazione con le autorità competenti, come la questura, per quanto riguarda la segnalazione dei dati degli ospiti.
Come funziona il Self Check-in per il proprietario o gestore?
Oggigiorno ogni piattaforma di prenotazione online offre all’interno delle sue opzioni la possibilità di Self Check-in, e questo ha aiutato la sua diffusione.
Se stai pensando di automatizzare ancora di più la gestione della tua struttura ricettiva e di implementare il Self Check-in, ecco una guida pratica per aiutarti a iniziare:
- Scegli un sistema di Self Check-in: Esistono diverse soluzioni software disponibili che consentono di automatizzare il processo di registrazione e di fornire istruzioni dettagliate agli ospiti.
AvaiBook ti propone una vasta scelta di Partners & integrazioni tra i quali puoi trovare diverse soluzioni di check-in:
In ogni caso, ti consigliamo di valutare le tue esigenze, analizzare la tua struttura e il tipo di ospiti che accogli per comprendere quale sia la soluzione più adatta al tuo caso specifico.
Considera fattori come la dimensione della struttura, la frequenza degli arrivi e le risorse disponibili, e scegli l’opzione che più si adatta alla tua gestione e alle tue necessità.
- Scegli una modalità di accesso alla tua struttura: esistono diversi modi attraverso i quali possiamo facilitare l’accesso al nostro alloggio, tra i più comuni troviamo:
- Cassetta delle chiavi: installare una cassetta a codice, un box contenente le chiavi, fuori dalla nostra struttura e dare all’ospite il codice per aprirla. In questo caso, assicurati che sia robusta e che il codice di accesso venga fornito solo agli ospiti autorizzati. Proteggere le chiavi è fondamentale per garantire la sicurezza della struttura e dei suoi ospiti.
- Smart lock: installare una porta, che si apre digitando un codice numerico o con una smart card, e si controlla tramite smartphone. Con quest’opzione potrai offrire una chiave digitale diversa per ogni prenotazione e ti dimenticherai per sempre delle chiavi fisiche.
- Comunica con gli ospiti in anticipo: è molto importante inviare loro istruzioni complete e chiare per il Self Check-in, compreso il codice di accesso all’appartamento, le indicazioni per raggiungerlo e le informazioni utili sulla struttura.
Ti consigliamo di effettuare questa comunicazione con uno strumento di e-mail automatiche usando modelli di e-mail preimpostati perché può facilitarti molto il compito, velocizzarlo e farti risparmiare tempo.
Il Self Check-in rappresenta una delle innovazioni più rivoluzionarie e una grande opportunità per migliorare la tua attività nel settore dell’ospitalità, essendo quest’ultimo in continua evoluzione.
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Come funziona il Self Check-in per l’ospite?
Come dicevamo, con questa soluzione all’avanguardia, l’ospite sarà in grado in pochi click di ottenere l’accesso alla struttura ricettiva.
Questa pratica offre una maggiore libertà agli ospiti, che possono scegliere liberamente l’orario di arrivo e gestire autonomamente il loro soggiorno, e di iniziarlo nel modo più agevole possibile.
Questo processo può avvenire attraverso diverse modalità:
- App per smartphone: molte soluzioni per il check-in offrono app dedicate che permettono di effettuarlo direttamente dallo smartphone. Basta scaricare l’app, inserire le informazioni richieste e seguire le istruzioni fornite.
- Link di registrazione: diverse piattaforme dispongono di un link dove l’ospite deve registrarsi inserendo i dati personali necessari, ed alla fine del procedimento riceve il codice di accesso o le indicazioni per accedere alla struttura.
- Chioschi elettronici: situati solitamente all’entrata dell’alloggio, in un ufficio centrale di gestione delle entrate o nelle hall degli alberghi, questi chioschi consentono di effettuare il check-in utilizzando un’interfaccia touch screen. Vengono inserite le informazioni richieste e con le istruzioni sullo viene completato il processo.
- Codici QR: attraverso la scansione di un codice QR, l’ospite accede al sistema di Self Check-in. Questo metodo è particolarmente comune negli alloggi come le case vacanza.
Una volta definita la modalità, il procedimento standard è solitamente composto da questi step, per l’ospite:
- Riceve le istruzioni: Prima dell’arrivo in struttura, riceve le indicazioni dettagliate sulla procedura di Self Check-in.
- Accede al sistema di Self Check-in: Segue le istruzioni fornite per e-mail, ed accede attraverso la modalità scelta (link, QR, app…)
- Inserisce le informazioni richieste: fornisce i dettagli necessari, come nome, documento di identità e dati di pagamento, per sé stesso e per gli altri ospiti presenti nella prenotazione.
- Ottiene la chiave dell’alloggio: una volta completata la registrazione, gli fornirai la chiave dell’alloggio, o il codice per ottenerla se si trova in una cassetta, o un codice di accesso se si tratta di una porta elettronica.
- Esplora l’alloggio: entra nell’alloggio e verifica che tutto sia in ordine.
Come aggiungere l’opzione Self Check-in su Airbnb?
Offrire l’opzione di Self Check-in su Airbnb, può essere un ottimo modo per attirare più ospiti e rendere il loro soggiorno più comodo e piacevole.
Per aggiungere questa opzione al tuo annuncio di Airbnb:
- Accedi al tuo account e vai alla sezione “I tuoi annunci”.
- Seleziona l’annuncio a cui desideri aggiungere l’opzione di Self Check-in e fai clic su “Modifica annuncio”.
- Scorri fino alla sezione “Check-in” e fai clic su “Aggiungi dettagli sul check-in”.
- Seleziona l’opzione “Self Check-in” tra le diverse modalità di check-in disponibili. Airbnb offre diverse opzioni per il Self Check-in, tra cui tastierino numerico, cassetta delle chiavi, portiere e altro ancora. Scegli l’opzione che si adatta meglio alle tue esigenze e alle caratteristiche della tua proprietà.
- Una volta selezionata l’opzione di Self Check-in, fornisci istruzioni dettagliate su come gli ospiti possono accedere alla tua proprietà. Assicurati di includere informazioni su eventuali codici o combinazioni necessarie, nonché la posizione di eventuali chiavi o dispositivi di accesso.
- Non dimenticare di aggiornare le tue regole della casa per includere informazioni sul Self Check-in e su eventuali procedure specifiche che gli ospiti devono seguire durante il loro soggiorno.
- Infine, salva le modifiche apportate al tuo annuncio e assicurati che l’opzione di Self Check-in sia visibile agli ospiti che visualizzano la tua proprietà su Airbnb.
Offrendo l’opzione di Self Check-in, non solo migliorerai l’esperienza dei tuoi ospiti, ma potrai anche gestire più facilmente le prenotazioni e risparmiare tempo ed energie.
Come aggiungere l’opzione Self Check-in su Booking?
Anche su Booking è possibile aggiungere l’opzione di Self Check-in su Booking, ti spieghiamo quali sono i passaggi, per garantire una corretta implementazione di questo servizio:
- Accedi al tuo account come host e vai alla sezione “Struttura” nel menu principale. Da qui, potrai gestire le varie opzioni relative al tuo alloggio.
- Cerca l’opzione “Check-in e Check-out” e clicca su di essa per accedere alle impostazioni relative. Qui troverai diverse opzioni per personalizzare il processo di check-in, tra cui l’aggiunta del Self Check-in. Per attivare questa funzione, seleziona l’opzione “Self Check-in” e inserisci le informazioni necessarie per guidare gli ospiti nel processo, come ad esempio:
- Le istruzioni dettagliate su come accedere all’alloggio (ad esempio, l’utilizzo di un codice o di una chiave elettronica)
- Informazioni su eventuali dispositivi o tecnologie necessarie per completare il self check-in
- Contatti di emergenza o supporto in caso di problemi durante il processo
- Una volta inserite tutte le informazioni richieste, salva le modifiche per aggiornare il tuo profilo su Booking. In questo modo, gli ospiti potranno vedere l’opzione di Self Check-in disponibile per il tuo alloggio e sapranno come procedere una volta effettuata la prenotazione.
È importante monitorare e aggiornare regolarmente queste informazioni costantemente, per garantire che il processo di Self Check-in sia sempre efficiente e senza intoppi per i tuoi ospiti.
Ricorda che un’esperienza di check-in positiva ed efficiente può influenzare notevolmente le recensioni e la reputazione della tua struttura su Booking, quindi assicurati di offrire un servizio di alta qualità e facile da utilizzare.
Conclusione: Il futuro dell’ospitalità passa per il Self Check-in
Il Self Check-in si è affermato come una rivoluzione nell’ospitalità, offrendo vantaggi sia agli ospiti che ai gestori di alloggi turistici.
La chiave del suo successo è ciò che offre all’ospite ed al proprietario o gestore della struttura ricettiva: libertà, autonomia, flessibilità, comodità; in tutte le fasi della prenotazione ma specialmente durante il processo di registrazione ed entrata.
Inoltre, per i proprietari o gestori è diventato uno strumento indispensabile in quanto ottimizza l’efficienza operativa, riducendo i costi e i tempi di gestione per ogni prenotazioni.
Il miglioramento generale dell’esperienza dell’ospite, ha ulteriori conseguenze positive: contribuisce a ottenere recensioni positive e a incrementare la reputazione online dell’alloggio.
Ti consigliamo, se non l’hai già fatto, di iniziare ad esplorare soluzioni e software dedicati al Self Check-in e di non perdere l’opportunità di migliorare la tua attività e di gestire in modo più efficiente l’entrata e la registrazione dei tuoi ospiti.Non abbiamo dubbi sul fatto che il Self Check-in rappresenta uno degli strumenti fondamentali nel futuro dell’ospitalità.
