A importância do modulo de facturação integrado com o channel manager e PMS

 

Sabemos que para atrair mais hóspedes e receber mais reservas, é necessário ser visto, e para isso, é primordial estar nas principais montras a nível mundial (OTA´s).

Uma das tarefas mais importantes do nosso dia a dia e que nos dá mais dores de cabeça é a contabilidade e facturação. Porque mesmo que o hóspede faça a reserva através de um portal somos nós quem temos de passar a factura correspondente.

Se ainda tem dúvidas se temos ou não que passar a factura aos hóspedes ou é a OTA (Airbnb, Booking, etc) que a faz, a resposta é sim, é você quem as tem de criar.

Quem tiver uma casa em regime de alojamento local, com as reservas feitas através de intermediários como o Airbnb e Booking, está sempre obrigado a passar uma factura ao cliente final, com todas as taxas e comissões incluídas. A única coisa que fica excluída da factura é a comissão cobrada ao hóspede pelo portal.

As empresas de intermediação não actuam em nome próprio na prestação de serviços de alojamento, agindo como intermediárias, sempre em nome e por conta dos titulares do direito à exploração do alojamento local.

Por isso, as facturas, os recibos ou facturas-recibo devem ser emitidos por quem explora o imóvel (seja ele o dono ou quem explora o imóvel) e em nome dos hóspedes destinatários de tais serviços, e não em nome das empresas que intermedeiam as reservas e/ou pagamentos.

Sabendo isto, estes são os principais procedimentos que deve ter em conta ao emitir uma factura para comprovativo de pagamento de alojamento local:

• Os rendimentos obtidos através da actividade de alojamento mobilado para turistas [CAE 55201 ou 55204] são tributados em sede de categoria B (como rendimentos de trabalho independente). Para declarar o rendimento deve emitir uma factura ao hóspede através de um programa certificado como a InvoiceXpress ou emissão de Factura-Recibo no Portal das Finanças.
• No caso de emitir factura num valor até 1000€ não carece de identificar o adquirente do serviço. Contudo, nas facturas de valor superior a 1000€ tem obrigatoriamente de colocar os dados de identificação do adquirente. No caso de o adquirente não ser português e não tiver NIF, pode utilizar o nº de identificação (passaporte, por exemplo). Tem este número disponível nos dados que o hóspede obrigatoriamente lhe facultou para reportar ao SEF.
• As facturas devem ser emitidas por quem explora o imóvel ao cliente final. Ou seja, a factura é passada no nome dos hóspedes e nunca no nome das plataformas de reservas;
• A factura inclui o valor total do alojamento, com todas as taxas e comissões incluídas (taxa de alojamento e de limpeza e outros custos). Com excepção da comissão que o portal cobra ao hóspede;
• É obrigatório fazer retenção na fonte em cada factura. Independentemente de ser uma pessoa singular sujeita a IRS ou empresa sujeita a IRC, com ou sem contabilidade organizada, tem mesmo de reter IRS à taxa de 25% sobre as comissões e taxas que foram pagas ao Airbnb e à Booking, etc.
• Pode existir isenção de retenção na fonte, se as plataformas de arrendamento online estiverem situadas num país com acordos de eliminação de dupla tributação (necessário utilizar o formulário 21 – RFI);
• É obrigatório entregar a declaração Modelo 30, mesmo que não faça retenção de imposto na fonte (até ao fim do segundo mês seguinte);
• A factura deve ser emitida com IVA à taxa reduzida de 6% (5% na Madeira e 4% nos Açores). Existe lugar à isenção em algumas circunstâncias, consulte-o com o seu contabilista.

ATENÇÃO: há sites que funcionam como agências, caso da Expedia, por exemplo. Nessas situações, a factura é emitida à Expedia, sendo esta a facturar posteriormente ao seu cliente (hóspede).

O prazo para emissão de factura é ATÉ 5 dias úteis após a prestação do serviço ou o recebimento, o que ocorrer primeiro.

Por tudo isto, ter um sistema onde temos organizada toda esta informação e documentação é imprescindível.

 

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Rápido e sem erros

Com a InvoiceXpress integrada no nosso software pode criar rapidamente as facturas para os seus hóspedes e facilmente incluir extras associados (como taxas turísticas, limpeza ou qualquer outro serviço), também pode criar facturas para qualquer cliente ou aos proprietários pelas comissões que tenham estabelecido.

O InvoiceXpress é um programa de facturação online certificado pela Autoridade Tributária. Com mais de 10 anos de experiência no mercado. O sistema de facturação InvoiceXpress foi pensado para proporcionar uma utilização fácil e sem complicações.